Politique de contrôle sur site du programme

Vérification d’un dossier Advenir

Le programme Advenir s’appuie sur une politique de contrôle à deux niveaux :  

• Dans un premier temps, un contrôle documentaire à distance. Il est réalisé par les équipes de l’Avere-France. 

• Dans un second temps, et sur un échantillon représentatif aléatoire, un contrôle sur site réalisé par SOCOTEC. 
   

Le contrôle sur site est un contrôle de second niveau. Il valide le bon respect du cahier des charges Advenir sur les points qui ne peuvent pas être vérifiés à distance de manière satisfaisante dans le dossier de prime transmis par le porteur de l’offre. 

Le contrôle sur site n’est pas systématique et se décompose en quatre types de contrôle : 

• Les contrôles initiaux visent à vérifier la première installation de tout nouveau porteur d’offre ainsi qu’une autre installation aléatoirement tirée parmi ses dossiers successifs. Chacun de ces deux contrôles entraine le blocage du versement de toute prime le temps de l’obtention d’un contrôle conforme. 

• Les contrôles aléatoires sont sélectionnés de manière aléatoire par la plateforme mon.advenir.mobi afin de suivre la conformité des différents porteurs d’offre du programme dans le temps. 

• Les contrôles préventifs sont déclenchés par l’Avere-France en cas de dossier présentant des éléments de doute ne pouvant être vérifiés à distance. 

• Les contrôles inopinés sont déclenchés par l’Avere-France dans le cadre des primes ouvertes à tout public. L’organisation d’un contrôle sur site inopiné pourra avoir lieu sans en aviser ni le porteur d’offre, ni l’installateur, ni le bénéficiaire de l’installation afin de vérifier l’accès sans discrimination aux installations financées aux conditions prévues par le programme et la réglementation en vigueur. 

Planification des contrôles sur site 

1) Interlocuteurs des contrôles sur site 

Dans le cadre de la planification des contrôles sur site, SOCOTEC s’adresse systématiquement au porteur d’offre pour organiser la visite sur site. Si un second contact a été ajouté dans le dossier soumis à un contrôle, SOCOTEC ajoutera celui-ci en copie de ces e-mails de prise de contact.   

Le porteur d’offre est responsable de la coordination de l’organisation du contrôle avec le bénéficiaire et l’installateur qualifié afin qu’il puisse se faire à la date convenue avec l’accès à l’ensemble des équipements.

2) Méthode de prise de contact 

Le porteur d’offre est sollicité par e-mail et par téléphone pour la prise de rendez-vous et dispose de 10 jours calendaires pour répondre à chaque proposition de SOCOTEC. Après trois sollicitations (par e-mail et par téléphone) sans réponse apportée par le porteur, son installation sera déclarée non conforme. Il pourra décliner au maximum deux propositions du prestataire et ne pourra lui-même proposer une date. SOCOTEC devra proposer un minimum de 6 dates de contrôle distinctes au cours des 3 sollicitations. Chaque date proposée devra respecter les conditions suivantes :  

• Un délai minimum de 72 heures ouvrées entre la communication de la proposition et la date de contrôle correspondante ;  

• Un écart minimum de 24 heures ouvrées entre chaque date proposée. 

Le contrôle devra avoir lieu dans les 32 jours calendaires après la date de l’envoi de la première proposition de SOCOTEC sous peine de déclaration de non-conformité. Le prestataire devra justifier de l’envoi d’à minima trois sollicitations aux coordonnées laissées par le porteur d’offre dans son dossier de demande de prime.  

Préparation du contrôle sur site

Le porteur d’offre est tenu de s’assurer en amont du contrôle de l’accessibilité du parking, des points de recharge financés, des raccordements, des systèmes de supervision/pilotage, de la qualification IRVE de l’installateur et de tout autre élément nécessaire au contrôle sur site. Il devra notamment vérifier les points suivants :  

• Si un badge ou une clé est nécessaire à l’utilisation de la borne, l’accompagnateur sur place doit l’avoir en sa possession lors du contrôle. 

• Si l’infrastructure se trouve dans un immeuble collectif, il doit avoir obtenu les accès auprès des parties prenantes concernées (gardien, syndic, ou bénéficiaire), y compris pour accéder aux éventuels locaux techniques où se trouvent les raccordements électriques. 

• L’accompagnateur sur place lors de la visite devra être en capacité de faire une démonstration du système de supervision/pilotage le cas échéant. 

• L’accompagnateur sur place lors de la visite devra être en capacité de fournir à l’inspecteur la qualification IRVE de l’installateur ayant réalisé les travaux. 

Dans le cas où le contrôleur ne peut accéder aux différents éléments, une non-conformité est prononcée. 

Déroulement d’un contrôle sur site

Lors du contrôle, les équipements installés ainsi que l’environnement de la station sont pris en compte. 

Le contrôle sur site porte en fonction de la prime sollicitée, sur la vérification des exigences du programme et l’exactitude des informations transmises lors du dépôt de demande de prime. 

Les points de vérification portent notamment sur les points suivants : type de parking, accessibilité, place dédiée à la recharge, adresse de la station, nombre de points de recharge, type de connecteur, puissance de recharge de chaque point de recharge, modalités de raccordement au réseau, système d’identification d’usager, interopérabilité, système de supervision/pilotage, qualification de l’installateur …  

Si un système de supervision a été déclaré dans la demande de prime, le porteur d’offre devra apporter des éléments permettant de démontrer le bon fonctionnement de la solution. Pour ce faire, il pourra en faire la démonstration lors du contrôle via une application mobile ou un navigateur internet ou partager des captures d’écran contextualisées récupérées auprès de son opérateur. 

Le fonctionnement du système de pilotage fera également l’objet d’un contrôle. Pour ce faire, le porteur d’offre devra en faire la démonstration lors du contrôle. S’il s’agit d’une solution via supervision, la démonstration comprendra une preuve de modulation de puissance via une application mobile ou un navigateur internet. S’il s’agit d’un dispositif de pilotage en local, la démonstration comprendra l’accès aux dispositifs physiques de pilotage accompagnés de sa documentation technique, qu’ils soient intégrés dans le TGBT ou directement dans la borne (dispositif HP/HP : horloge programmable, contacteur/interrupteur horaire, lecteur de TIC ou autres consignes locales).

Traitement des non-conformités

Les contrôles permettent de juger in situ de la conformité ou de la non-conformité de l’installation.  

Une installation est considérée comme non conforme parce que : 

• Une défaillance est constatée sur site (non-respect d’une exigence du cahier des charges de la prime concernée par le contrôle). 

• Le contrôle n’a pas pu être planifié du fait du porteur d’offre car celui-ci n’a pas répondu aux différentes sollicitations du prestataire, a refusé le contrôle ou n’a pas libéré une date à temps pour la réalisation du contrôle sur site. 

• Le contrôle ne peut pas être effectué dans son intégralité notamment du fait de l’impossibilité d’accéder à l’installation électrique.  

• Le contrôle n’a pas pu avoir lieu suite à une annulation d’un contrôle moins de 48h avant l’horaire prévu ou une non-présentation de l’accompagnateur lors du contrôle (un retard de plus de 30 minutes sera considéré comme une non-présentation). 

En cas de non-conformité, trois situations sont envisageables : 

• Mise en conformité à distance : la non-conformité pourra être levée à distance grâce à la collecte d’éléments de preuve de conformité par e-mail avec le porteur de l’offre.  

• Mise en conformité via contre-visite : la non-conformité pourra être levée dans le cadre d’une nouvelle visite sur site afin de valider la conformité de l’installation. 

• Non-conformité définitive : la non-conformité ne peut être mise en conformité, soit suite à une mise en conformité infructueuse, soit car elle est définie comme définitive dans le règlement de contrôle du programme Advenir. 

Contrairement à la première visite sur site, la mise en conformité est organisée par le porteur d’offre. Après avoir mis en conformité son installation, il devra contacter le prestataire dans les délais impartis après l’annonce de la non-conformité afin d’organiser la contre visite ou de transmettre les éléments pour vérification à distance.  

• Le porteur d’offre dispose de 30 jours calendaires pour mettre en conformité son installation en cas de non-conformité suite à une défaillance sur site.  

• Le porteur dispose seulement de 15 jours calendaires pour recontacter SOCOTEC dans le cas d’une non-conformité pour annulation tardive ou non-présentation de l’accompagnateur le jour du contrôle.  

Si une contre visite sur site est nécessaire, elle devra avoir lieu au plus tard 41 jours après l’annonce de la non-conformité.

Annonce du résultat d’un contrôle 

1) Prise de contact impossible

Si le contrôle s’avère non conforme pour prise de contact impossible, SOCOTEC notifiera le porteur d’offre par e-mail au maximum 4 jours calendaires après le délai maximal accordé au porteur d’offre pour répondre. Il lui enverra un rapport comprenant les 3 prises de contact par e-mail restées sans réponse. 

Afin d’éviter des prises de contact impossible, les porteurs d’offre sont invités à :  

• Vérifier régulièrement les coordonnées de leurs offres commerciales labellisées 

• Consulter régulièrement les mails adressés aux coordonnées de l’offre commerciale 

• Mettre à jour les coordonnées des offres commerciales en cas de départ de l’entreprise, de changement de mail générique etc 

La prise de contact impossible sera malheureusement un motif de non-conformité définitive. 

2) Visite sur site 

Si le contrôle s’avère conforme, SOCOTEC informera le porteur d’offre en lui envoyant le rapport de visite par e-mail au maximum 4 jours calendaires après la réalisation du contrôle.  

Si le contrôle s’avère non conforme, le prestataire notifiera dans les mêmes délais le porteur d’offre par e-mail en lui envoyant le rapport de contrôle détaillant les raisons de la non-conformité. Il précisera également les consignes afin de solliciter une mise en conformité à distance ou via contre visite si cela est possible. 

3) Mise en conformité suite à une non-conformité 

Si l’installation est déclarée conforme suite à la mise en conformité, le prestataire en informera le porteur d’offre en lui envoyant le rapport de visite par e-mail au maximum 4 jours calendaires après la validation de la mise en conformité (contrevisite sur site ou analyse à distance). 

Si l’installation est déclarée une nouvelle fois non conforme suite à la mise en conformité, le prestataire notifiera dans les mêmes délais le porteur d’offre en lui transmettant le rapport détaillant la non-conformité, qui est donc définitive. 

Facturation des contrôles et des mises en conformité 

Dans le cadre du dispositif, la majorité des contrôles sur site est financée par l’Avere-France. Toutefois, en cas de défaillance excessive d’une entité agissant comme porteur d’offre, la facturation des contrôles devra être directement imputée à ces derniers. Ce dispositif vise à instaurer un cadre responsabilisant et à assurer la qualité des installations. 

Dans le cas où un contrôle initial est déclaré non conforme de manière définitive, la demande de prime sera annulée et ne pourra donner lieu à un versement. Pour bénéficier d’Advenir, le porteur d’offre devra être contrôlé une seconde fois sur un autre dossier et que ce deuxième contrôle soit statué conforme. Ce nouveau contrôle sera facturé au porteur par le prestataire. 

Concernant la facturation des mises en conformité, au nom du droit à l’erreur, l’Avere-France prend en charge deux mises en conformité par porteur d’offre, toutes installations confondues et partout en France. Au-delà, les mises en conformité, qu’elles soient à distance ou via contre visite, seront facturées directement au porteur d’offre par le prestataire. 

Non versement ou demande de remboursement en cas de contrôle non-conforme 

Si la prime associée au dossier non conforme n’a pas encore été versée, la demande de prime est annulée et ne pourra donner lieu à un versement.  

Si la prime associée au dossier non-conforme a été versée, la demande de prime fera l’objet d’une demande de remboursement auprès de notre comité de pilotage. Après décision de celui-ci, un remboursement de la prime pourra être demandé au porteur d’offre. 

En cas de non-remboursement effectif de la ou les primes concernées sous un délai de 2 mois, une sanction graduelle sera alors automatiquement prononcée. 

La sanction graduelle prévoit successivement en cas de non-remboursement : 

• La radiation du dispositif Advenir pendant un mois, 

• La radiation pendant six mois, 

• La radiation définitive. 
  

Suivi des contrôles des entités dans le temps 

Si une entité reçoit 2 contrôles initiaux avant versement successifs non-conformes, la plateforme mon.advenir.mobi bloque automatiquement l’ensemble des comptes utilisateurs relatifs à cette entité et annule l’ensemble de ses dossiers en cours. 
 

Dans le cadre de notre démarche qualité, nous suivons également de près le taux de conformité des acteurs et le nombre de non-conformités successives survenues sur des dossiers d’une même entité (hors contrôles initiaux avant versement).   

Le taux de conformité correspond au nombre de contrôles conformes d’une entité divisé par son nombre de contrôles total. Ce taux est suivi au niveau d’une entité c’est-à-dire au niveau d’un SIRET.

Nombre de contrôles	Taux de conformité minimal toléré
1 à 3	Aucun seuil fixé
4 à 10	≥ 75%
>10	≥ 80%

Nombre de non-conformités consécutives	Action
1	Suivi classique
2	Alerte / Mise en surveillance
3	Blocage de l’acteur

En cas de taux de conformité insuffisant ou en cas de non-conformités consécutives, l’entité se verra convoquer par le programme pour un point de qualité préventive. Cet entretien aura pour objectif de mettre en place un plan d’action pour remettre en conformité l’entité concernée. En cas d’inaction, un blocage de l’acteur pourra être prononcé.